Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ha profondamente modificato il modo in cui le imprese gestiscono i dati personali. Tuttavia, molte piccole e medie imprese italiane continuano a sottovalutare gli adempimenti richiesti dalla normativa europea, esponendosi così a sanzioni anche molto onerose. Ma quali sono gli errori più comuni commessi dalle PMI? Ecco un’analisi pratica basata sulla nostra esperienza quotidiana sul campo.
Molte aziende nominano referenti privacy interni o DPO senza garantire loro una formazione adeguata. Questo comporta una gestione superficiale del rischio, con conseguenze anche legali in caso di data breach o ispezione. Una formazione continua, aggiornata e specifica per il ruolo è essenziale per garantire l’effettiva applicazione dei principi del GDPR.
La gestione documentale
Altro problema frequente è la gestione documentale. Regolamenti, informative, registri del trattamento: spesso vengono copiati da template standard e non riflettono la realtà organizzativa dell’azienda. Ogni documento GDPR deve essere cucito su misura, altrimenti rischia di essere inefficace o addirittura dannoso. La personalizzazione del sistema documentale è uno dei punti chiave della compliance.
Capita frequentemente che le PMI nominino come DPO figure esterne che però non svolgono attività reali di controllo. La mancanza di un DPO attivo può rappresentare una grave falla nella governance aziendale e una violazione normativa. È fondamentale che il DPO non sia solo un nome su un atto, ma una figura effettivamente coinvolta nei processi decisionali relativi ai trattamenti di dati.
Anche le DPIA (Valutazioni di Impatto sulla Protezione dei Dati) sono spesso ignorate o svolte in modo sommario. In realtà, rappresentano uno strumento cruciale per identificare i trattamenti a rischio elevato e predisporre misure correttive efficaci. Trascurare questo passaggio equivale a ignorare i principali rischi privacy dell’organizzazione.
E in caso di violazione dei dati?
Infine, molte imprese non sanno come reagire in caso di violazione dei dati. Il GDPR impone la notifica del data breach entro 72 ore. La mancanza di procedure specifiche comporta ritardi, errori nella comunicazione alle autorità competenti e, conseguentemente, sanzioni. Avere un piano di risposta strutturato è segno di una gestione consapevole.
Essere realmente conformi al GDPR non è un’opzione, ma un requisito di legge. La buona notizia è che con una corretta consulenza e un approccio proattivo è possibile costruire un sistema privacy efficiente, personalizzato e sostenibile. Una PMI che si adegua con serietà non solo evita sanzioni, ma migliora anche la fiducia di clienti e partner.
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